Majoritatea companiilor opereaza intr-un mediu de afaceri integrat, depinzand adesea atat de furnizori cat si de clienti cheie. Pierderea sau distrugerea, din orice motiv, a capacitatii de productie, a sistemelor informatice si de telecomunicatii sau a altor functiuni importante ale firmei pot provoca tulburari grave ale activitatii si pot periclita relatiile de afaceri cu partenerii.

De asemenea, in lipsa unor strategii alternative de aprovizionare sau de desfacere, un incident aparut la furnizorii sau clientii cheie poate influenta negativ functionalitatea firmei.

 Iata de ce, numeroase firme au inclus in sistemul lor managerial o componenta de planificare a continuitatii afacerii (PCA), aceasta avand rolul de a asigura mentinerea viabilitatii companiei in cazul producerii unor evenimente neprevazute.

In urma atentatelor din 11 septembrie 2001, o cercetare publicata de Business Continuity Institute si McKinsey, ce a analizat eficienta planurilor existente, a tras urmatoarele concluzii:

1. Numeroase planuri de continuitate nu erau actualizate
2. Majoritatea planurilor nu au luat in considerare pierderea angajatilor cheie din cadrul companiei
3. Timpul necesar pentru reluarea activitatii a fost subestimat
4. Consilierea post-traumatica a angajatilor nu a fost luata in considerare in majoritatea planurilor
5. Dependenta de mijloacele de comunicare si de echipamentele electronice a fost subestimata
6. Locatiile unde era planificata relocarea si echipamentele de rezerva disponibile s-au dovedit insuficiente.

Una dintre principalele lectii invatate din acest teribil dezastru a fost aceea ca nimeni nu poate anticipa toate cauzele posibile ale unui dezastru. De aceea accentul in planificare trebuie pus pe modul in care un eveniment neprevazut poate afecta afacerea in sine si mediul/comunitatea in care aceasta opereaza precum si pe diminuarea acestui impact negativ.

Principalele tipuri de riscuri avute in vedere la crearea unui plan de continuitate sunt riscurile de hazard (ex: incendii, furtuni, furturi, caderea electricitatii, accidente de personal etc.) si cele operationale (ex: defectarea echipamentelor, probleme legate de furnizori, ineficienta masurilor de securitate, plecarea personalului cheie din cadrul firmei etc). PCA se axeaza in primul rand pe minimizarea impactului acestor riscuri, deoarece producerea acestora ar influenta in mod direct perfomantele financiare ale firmei.

Una dintre problemele majore ale unei companii ce trece printr-o criza este gestionarea numerarului. Motivul este acela ca probabil in firma vor intra mai putini bani decat de obicei (datorita incetarii temporare a activitatii) si vor trebui cheltuiti mai multi bani decat in mod uzual, pentru cumpararea/repararea echipamentelor si a altor bunuri necesare reluarii activitatii. Desigur, asigurarea este un mod de recuperare a cheltuielilor, dar plata despagubirii nu se face imediat si deci vor trebui planificate cu atentie resursele de numerar disponibile. Cu aceste idei in minte sa vedem unde este plasata PCA in cadrul procesului de management al riscurilor (MR).

Orice program de MR incepe cu identificarea riscurilor. Pe baza evaluarii acestor riscuri sunt formulate si implementate masuri de prevenire si protectie si, in general, firmele cauta sa transfere aceste riscuri catre companiile de asigurari. Dar ce e de facut atunci cand va confruntati cu un incident si descoperiti ca:

• Masurile de prevenire luate au fost insuficiente
• Compania de asigurari acopera doar pierderile directe rezultate din incident.

Va trebui sa faceti ceva pentru a pastra viabilitatea firmei dumneavoastra, pentru a va mentine cota de piata, clientii, pentru a va proteja imaginea si reputatia.

Sa vedem atunci cum va puteti pregati pentru asa ceva

Specialistii Marsh au dezvoltat un proces ce include urmatoarele etape:

1. Evaluarea dimensiunii proiectului: Aici se discuta obiectivele planului, cine este implicat in proces, care sunt actiunile de intreprins si cand vor fi ele puse in practica.
2. Evaluarea riscului: In pasul acesta sunt identificate dependentele interne (ex. procese cheie) si externe (ex: furnizori/clienti cheie) ale organizatiei dumneavoastra.
3. Elaborarea planului de actiune in caz de urgente: Acesta este axat pe primele minute dupa producerea evenimentului si este focalizat in principal pe asigurarea sanatatii si sigurantei angajatilor precum si pe identificarea primelor masuri ce trebuie luate.
4. Elaborarea planului de gestionare a crizei: Acoperind primele cateva zile de la incident, acest plan include structura organizatorica a echipei de gestionare a crizei, criterii de identificare a unei situatii ce are potentialul de a se transforma intr-o criza, roluri si responsabilitati ale membrilor echipei si ale personalului firmei, comunicarile interne si externe ce trebuie avute in vedere.
5. Conceptia strategiei de recuperare: Care sunt prioritatile firmei in cadrul procesului de reluare a activitatii, cum se vor relua activitatile cheie ale firmei, ce alternative temporare exista, ce pot permite reluarea rapida a acestora, care este planul pentru readucerea la nivel normal a activitatii firmei.
6. Testarea, pregatirea personalului si actualizarea periodica a planului: In acest ultim pas al procesului recomandarile rezultate din pasii anteriori trebuie implemnate, planurile sunt testate iar periodic (anual) sunt reevaluate si adaptate la schimbarile aparute in cadrul firmei.

Pentru a sumariza, planificarea trebuie sa se concentreze pe:

• Cum va arata structura organizatorica a firmei in cazul unui incident major
• Cine va lua deciziile strategice si va urmari implicatiile diverselor probleme create de incident
• Cine va fi responsabil pentru controlul operational al activitatii
• Cine va fi implicat in actiunile immediate de raspuns la incident
• Cum se va comunica, intern si extern, pentru a coordona eficient toate activitatile. Din experienta noastra stim ca formatul planurilor finale este esential.

Deoarece stand in fata unei cladiri devastate nimeni nu va avea timpul si starea emotionala necesare pentru a parcurge un manual de sute de pagini in cautarea informatiei necesare. In acest caz veti cauta planuri simple si concrete de actiune care sa va ofere indrumarile necesare pentru primele ore sau zile de la eveniment.

In general, odata trecute aceste momente critice, echipa manageriala va avea capacitatea de a lua masuri in functie de situatia existenta.

Care sunt avantajele pentru firma dumneavoastra?

Avand un plan de continuitate a afacerii:

• Veti fi pregatiti pentru evenimente neprevazute.
• Veti imbunatati gradul de perceptie a riscurilor in cadrul firmei.

Planul final va fi un instrument practic de lucru care va va ajuta sa intelegeti si sa gestionati riscurile firmei dumneavoastra si pe care il puteti prezenta actionarilor firmei ca dovada a modului in care investitia lor este protejata.

Va veti proteja firma avand in vedere mediul integrat in care aceasta isi desfasoara activitatea si interdependentele critice ce v-ar putea perturba activitatea.

In cadrul Marsh exista o echipa internationala de specialisti care ne asista peste tot in lume clientii in formularea planurilor de continuitate a afacerii. Pentru mai multe detalii sau o prezentare mai pe larg a acestui subiect va invitam sa ne contactati.